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    商會章程  
    廣州花都湖北商會行政綜合管理制度
    發布時間:2015-05-12 瀏覽量:1732 分享到:
     

    廣州花都湖北商會行政綜合管理制度

    第一章  總則

    第一條  行政綜合管理制度是規范廣州花都湖北商會(以下簡稱商會)行政工作的基礎制度。

    第二條  本制度適用于商會專職人員、兼職人員、會員等主體的行政管理活動和工作。

    第二章  文控管理

    第三條  商會文控管理主要有商會文件管理、會議紀要管理、印章管理等,文控管理由商會秘書處負責。

    第四條  商會對政府部門、兄弟商會、全體會員等重大、正式的行文需要用商會標準文件頭(附件1)制式發文,發文要按照《廣州花都湖北商會發文單》(附件2)流程審批。

    第五條  商會會長辦公會會議、常務理事會會議、理事會會議等其他重要、正式會議需要進行會議記錄,會后按照《廣州花都湖北商會會議紀要》(附件3)格式,整理、制發會議紀要。

    第六條  商會印章包括商會(聯合會)公章、法人章、財務章,公章和法人章由商會秘書管理,公章需要秘書長(或授權專職副秘書長)審批做好登記后方可使用;法人章需要會長(法人代表)審批做好登記后方可使用;財務章由分管財務常務副會長管理,需要分管財務常務副會長審批做好登記后方可使用。

    第三章  檔案管理

    第七條  商會檔案管理主要有商會會員檔案管理、商會會刊檔案管理、商會專職人員檔案管理。檔案管理由商會秘書處負責。

    第八條  商會會員檔案管理包括:會員入會資料、會員通訊錄、會員企業基本信息資料等。商會通訊錄分正式會員(正式會員為繳納會費的正式入會會員)通訊錄和湖北鄉親通訊錄。

    第九條  商會會刊每年至少出1期,每期商會秘書處需要存檔20份以上。

    第十條  商會專職人員檔案包括:應聘面試資料、入職資料、勞動合同、考核資料、工資條、離職資料等,商會專職人員檔案需要保存到離職2年后。

    第四章  物控管理

    第十一條  商會物控管理主要包括:固定資產管理和物資管理。

    第十二條  商會固定資產管理由財務部門和秘書處共同負責,原則上每半年盤點一次,做好賬實一致。

    第十三條  商會物資管理指單價在100元以上的物資管理,物資管理由秘書處負責,要做到進出有記錄、進出一致、賬實一致。

    第五章  采購管理

    第十三條  采購需要填寫《廣州花都湖北商會采購申請單》(附件4),按申請單流程審批。

    第十四條  年度預算內單項采購1000元(含)以下由專職副秘書長審批;年度預算內的單項采購1000元以上3000元(含)以下費用由秘書長審批;年度預算內的單項采購3000元以上10000元(含)以下費用會長審批;年度預算內的單項采購10000元以上費用會長辦公會審批。

    預算外采購走完預算審批程序后按照前款權限審批。

    審批完結后方可采購。

    第十五條  采購要2人以上經手,要貨比三家,做到價廉“物”優。

    第六章  會議管理

    第十六條  商會會議主要由會員代表大會、理事會會議、常務理事會議、會長辦公會議、監事會會議等。

    第十七條  商會會員代表大會,每年召開1次,由章程規定的召集主體召集,一般的,決定召開會員代表大會后,在會議召開前1個月由秘書處提出會議議程,交會長辦公會議討論、交理事會決定;在會議召開前1周由秘書處通知到會員代表。

    第十八條  商會會員理事會會議,每年至少召開1次,由會長或者會長委托人召集,一般的,決定召開理事會會議后,在會議召開前半個月由秘書處提出會議議程,交會長辦公會議討論決定,在會議召開前3天由秘書處通知到理事會成員。

    第十九條  商會會員常務理事會議,每半年至少召開1次,由會長或者會長委托人召集,一般的,決定召開常務理事會會議后,在會議召開前半個月由秘書處提出會議議程,交會長辦公會議討論決定,在會議召開前3天由秘書處通知到常務理事會成員。

    第二十條  商會會員會長辦公會議,每月至少召開1次,由會長或者會長委托人召集,一般的,決定召開會長辦公會議后,在會議召開前1周由秘書處提出會議議程,交會長決定,在會議召開前3天由秘書處通知到會長辦公會成員。

    第二十條  商會會員監事會會議,每年至少召開1次,由監事長召集,一般的,一般的,決定召開監事會會議后,在會議召開前1周由監事會提出會議議程,交監事長決定,在會議召開前3天由監事會通知到監事會會議成員。

    第二十一條  以上各類會議若需要召開臨時、特殊會議,按照商會《章程》規定執行。

    以上各類會議均需要有標準的會議紀要存檔。

    第七章  接待管理

    第二十二條  商會原則上不開展接待活動,接待活動原則上由相關會員企業承擔,若確實工作需要接待的,由秘書處按照《廣州花都湖北商會接待申請表》(附件5)流程及《廣州花都湖北商會接待標準》(附件6)提出申請,會長(或委托執行會長)審批后方可開展接待工作。

    第八章  差旅管理

    第二十三條  商會差旅活動是指商會工作人員因商會事務確實需要出差辦理的,按照《廣州花都湖北商會出差申請表》(附件7)流程及《廣州花都湖北商會出差相關標準》(附件8)提出申請,由會長(或委托執行會長)審批后方可出差。

    第九章  附則

    第二十四條  本制度由廣州花都湖北商會秘書處擬定,會長辦公會議審議,經理事會會議討論通過后實施。

    第二十五條  本制度解釋權屬理事會。

    第二十六條  本制度監督權屬監事會。

     

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